Gli uffici open space affaticano la mente

Lavorare in ambienti open space potrebbe sembrare più gradevole: scambiarsi una parola tra colleghe e colleghi, per esempio, alleggerirebbe le lunghe ore in ufficio. Eppure, non mancano gli aspetti negativi: un recente studio ha dimostrato che concentrarsi in contesti di condivisione diventa più complesso rispetto a mantenere attivo il focus in uffici privati. In un ambiente in cui si susseguono brusii e rumori di sottofondo, infatti, il cervello deve sforzarsi di più a prestare attenzione a compiti e incombenze.

Le origini degli uffici open space

Le origini degli uffici open space sono da rinvenire tra Ottocento e Novecento, dopo la seconda rivoluzione industriale: fu in quel periodo, infatti, che divenne impellente la necessità di gestire grandi quantità di documenti e personale amministrativo. Dunque, furono realizzati ambienti dotati di ampi spazi, con scrivanie organizzate gerarchicamente, dirigenti in posizione sopraelevata e impiegati in file ordinate. L’obiettivo era riuscire ad avere un controllo totale, sorvegliando i dipendenti in ogni momento.

A partire dagli anni Cinquanta, in Germania, gli intenti degli open space iniziarono a mutare: nacquero spazi più flessibili, non focalizzati su gerarchie e sorveglianza, ma fatti per essere dinamici e favorire comunicazione e spirito di collaborazione tra i membri del personale. Si impose quindi il concetto di “Burlandschaft” - paesaggio d’ufficio -, caratterizzato da spazi ampi e flessibili e ambienti meno rigidi.

A seguito dello sviluppo di aziende sempre più vaste, gli uffici open space sono rimasti in auge anche in tempi recenti, con l’obiettivo di creare contesti informali e collaborativi.

Gli uffici durante la pandemia da Covid19

Tuttavia, la pandemia da Covid19 ha reso necessaria una riduzione della presenza del personale in ufficio, favorendo l’utilizzo dello smartworking e del lavoro ibrido. Nonostante queste modalità non siano totalmente scomparse, il graduale ritorno alla normalità ha portato un nuovo crescente affollamento degli ambienti di lavoro. Si parla spesso della necessità di contatti umani, e dunque degli aspetti positivi del lavoro in presenza, ma diversi studi ne hanno evidenziato anche i caratteri problematici, come l’estremo sforzo che il cervello compie affrontando compiti di precisione e concentrazione in ambienti caotici e rumorosi.

La ricerca, in particolare, si è focalizzata proprio su questo fenomeno: per analizzarlo, gli studiosi hanno dotato 26 persone - dai 25 ai 60 anni -, di cuffie per elettroencefalogramma, al fine di monitorare l’intensità del lavoro cerebrale attraverso alcuni sensori situati sul cuoio capelluto. Le persone che hanno partecipato all’esperimento hanno svolto simulazioni di attività di ufficio, come il monitoraggio delle notifiche, la lettura e la risposta alle e-mail e la memorizzazione di elenchi di parole. I compiti sono stati svolti in due diversi contesti: prima in ambienti open space, e poi in uffici chiusi e privati. I ricercatori hanno monitorato alcune regioni frontali del cervello, responsabili dell’attenzione, della concentrazione e del filtraggio delle distrazioni, misurando differenti tipi di onde cerebrali. Queste ultime si generano quando i neuroni comunicano tra loro attraverso impulsi elettrici, e si raggruppano in cinque categorie di lunghezza, che fanno riferimento a stati mentali peculiari: le onde gamma sono collegate a stati che richiedono una concentrazione più mirata; le beta si riferiscono a uno stato di ansia e attivazione generale; le alfa si connettono a rilassamento e a attenzione passiva; le teta si riferiscono a una condizione di rilassamento profondo, e le delta riguardano il sonno.

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Gli studiosi hanno notato che, negli uffici chiusi, sono diminuite significativamente le onde beta e quelle alfa, associate ad attenzione attiva e passiva, il che significa che lavorare richiedeva un minore sforzo cerebrale. all’opposto, l’attività del cervello in ambienti open space è aumentata costantemente: hanno visto un incremento le onde gamma e quelle teta, oltre ai livelli di vigilanza e di coinvolgimento mentale nello svolgimento del compito richiesto. Questo perchè il cervello è continuamente stimolato da distrazioni, come caos e rumori di fondo, e deve sforzarsi di più per mantenere alta la concentrazione. I ricercatori hanno riscontrato anche una certa variabilità di questa tendenza, segno che, ovviamente, le differenze individuali nella capacità di mantenere l’attenzione non sono da trascurare.

Dato l’esiguo numero di persone coinvolte nella ricerca, lo studio è relativamente piccolo, ma si inserisce all’interno di un corpus di indagini che confermano questi risultati: in una ricerca condotta su 43 partecipanti, per esempio, è stato riscontrato - mediante la frequenza cardiaca e il riconoscimento facciale delle emozioni tramite l’intelligenza artificiale -, che lo stress fisiologico in uffici open space aumenta del 34 %.

Un altro studio ha dimostrato che le conversazioni di sottofondo e gli ambienti rumorosi possono peggiorare le prestazioni cognitive e aumentare la distrazione dei lavoratori.

un’ampia analisi del 2013, condotta su oltre 42.000 impiegati in Stati Uniti, Finlandia, Canada e Australia ha rilevato che, chi lavorava in ambienti open space, era più insoddisfatto di chi era impegnato in contesti privati.

Nonostante il crescente impiego dello smartworking e del lavoro ibrido abbia in parte risolto il problema degli uffici troppo affollati, è importante che le aziende curino il benessere mentale dei dipendenti in presenza, per esempio progettando dei pannelli divisori che possano diminuire le distrazioni visive, o considerando di adottare tecnologie per il mascheramento del suono. Queste strategie inizialmente comporterebbero un costo maggiore, ma un ambiente di lavoro sereno e soddisfacente può essere vantaggioso per una produttività più rapida ed efficiente.